Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi 25.9.2019

Sisältö

Yleistä
1. Rekisterinpitäjä
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
3. Rekisterin nimi
4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä
5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
6. Rekisterin tietosisältö
7. Säännönmukaiset tietolähteet
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
12. Yhteystiedot

Yleistä

Työelämän uudistusliittouman osuuskunta (Tulos osk) on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.

Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Jäsenen on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot, jotta voimme lisätä henkilön Tulos oskn jäsenrekisteriin.

1. Rekisterinpitäjä

Nimi: Työelämän uudistusliittouman osuuskunta (Tulos osk)
Aputoiminimet: Tulos työvoima ja Tulos turva
Y-tunnus: 2824929-7
Postiosoite: Vilhonvuorenkatu 7-9 LH 207, 00500 HELSINKI

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Masato Ikeda
c/o Tulos osk
puh. 045 600 6570‬
info@tulososk.fi

3. Rekisterin nimi

Tulos osk:n jäsenrekisteri.

4. Kuvaus rekisteröityjen ryhmästä

Tulos osk:n jäseneksi hakijat, jäsenet, aikaisemmat jäsenet

5. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on

  • henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
  • sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
  • laki (yhdistyksen jäsenistä on yhdistyslain mukaan pidettävä luetteloa, jolloin yhdistyksen jäsenien henkilötietojen käsittely on tarpeen yhdistyslain asettamien velvoitteiden perusteella)
  • rekisterinpitäjän oikeutettu etu (jäsenyys)

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille suoramarkkinointitarkoituksiin.

Henkilötietoja käytetään:

  • Jäsensuhteen ylläpitoon, hoitoon, yhteydenpitoon ja tiedottamiseen
  • Tulos osk:n työsuhdeasioiden ja niihin liittyvien työnantajavelvoitteiden hoitaminen (mm. Rekrytointi, palkanmaksu, työsuhdeasiat … ). Oikeudet perustuvat työsopimukseen, työehtosopimuksiin ja lainsäädäntöön.
  • Tulos osk:n toiminnan ja palveluiden kehittämiseen
  • Jäsenkokemuksen parantamiseen
  • Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin

Rekisterissä olevia henkilötietoja käytetään lisäksi Mailchimp-uutiskirjetyökalussa edellä mainittujen toimintojen ja käyttötarkoitusten toteuttamiseksi. Mailchimp-palvelu toimii henkilötietojen käsittelijänä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta noudattaen.

6. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallentuvat kaikki osuuskunnan jäsenen tai jäseneksi hakevan jäsenextraan syöttämät jäsenhakemuslomakkeen kenttien tiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, osoite…), työsuhdetta koskevat tiedot (mm. alkamispäivä, tehtävä…), palkanlaskentaan liittyvät tiedot (mm. rahapalkka, luontoisedut…), työajan seurantaan ja vuosilomaan liittyvät tiedot, muut työntekemiseen liittyvät erityistiedot (mm. rajoitteet…), koulutukseen ja ammattitaitoon sekä työhistoriaan liittyvät tiedot (mm. opintotodistukset, työtodistukset, työntekijän omat arviot osaamisestaan….), terveydentilaa ja sairauksia koskevat todistukset (mm. työhöntulotarkastukset, sairauslomatodistukset….)

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterin tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään.

Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:

  • Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
  • Riittävien varmuuskopioiden ottaminen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
  • Muiden Tulos oskn vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi

8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan osk:n toimintaan liittyville sopimusyhteistyökumppaneille kuten tilitoimisto, HR ja palkanlaskenta sen jälkeen kun rekisteröity on hyväksynyt palveluehdot ja rekisteröity on hyväksytty jäseneksi. Tietoja ei luovuteta tai myydä kolmansille osapuolille, jotka eivät liity osk:n toimintaan.

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tällaisia tahoja ovat mm. eläkevakuutusyhtiö, tapaturmavakuutusyhtiö, verottaja, työnantajaliitto, ulosottoviranomainen…..

Vuokratyöntekijän tietoja luovutetaan käyttäjäyritykselle.

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.

Edellä mainitun rajoittamatta suoritettaessa toimeksiantoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietoja voidaan siirtää toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa myös Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Tietoja ei säilytetä paperisena.

Asiakastietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään, sekä rekisterin teknisen alustan tarjoavan Premium Crew Oy:n ja Likeit Solutions Oy:n niillä asiamiehillä, jotka vastaavat palvelun teknisestä ylläpidosta.

Pääsy rekisterinpitäjän tiloihin on rajattu henkilökohtaisin kulkuoikeuksin, joita myönnetään ainoastaan organisaation nimetyn yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden pyynnöstä. Kulkuoikeudet tiloihin on omassa, organisaation tilat käsittävässä kulkualueessa sekä yleisavaimen oikeuksissa. Yleisavainoikeudet ovat vartiointiliikkeellä, pelastuslaitoksen avaimessa, kiinteistön omistajien edustajilla ja huoltofirmoilla. Muilla tahoilla ei ole pääsyä organisaation tiloihin.

Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.

Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Yhteys käyttäjän ja palvelimen välillä on suojattu SSL-sertifikaatilla.

Tulos osk:n jäsenextran tuottaa Likeit Solutions Oy ja verkkosivuston palvelimet sijaitsevat suomalaisen Shellit.org (Multim Oy) palveluntarjoajan konesaleissa.

10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla osuuskunnan jäsenellä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja kyky korjata virheellinen tai puutteellinen tieto itsenäisesti jäsenextraan kirjautuen.

Mikäli tunnukset ovat hukassa, ne voi resetoida jäsenpalvelussa osoitteessa: https://tulososk.likeit.fi/jsp/PasswordRecovery.jsp

11. Tietosuojaselosteen muutosoikeus

Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille jäsenille ehtojen päivityksen yhteydessä.

12. Yhteystiedot

Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: support@tulososk.fi.